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外贸商务函电下订单范文 第1篇

外贸函电的正文一般包括三部分:开始, 实际信息和结尾。在开始部分说明写信目的, 如之前有过通信, 还会提及之前相关信函。实际信息部分阐明写信的具体目的、要求或希望。结尾则表达美好愿望或感谢之情。

以下外贸函电正文充分显示:收信人与发信人之间的力量对比以及函电的不同种类或功能决定了礼貌策略的使用。

例1.要求建立业务关系正文的开始部分:

From the E-mail that was received from our Toronto Office, we know that your firm is of good standing and reliability in understand that you are particularly interested in the export of various papers to China.

正文开始部分一共两句话就采用了三种积极礼貌策略。第一句使用了“注意对方的兴趣”和“恭维对方”两种策略, 第二句则使用了“寻求一致”的策略。接着实际信息部分其中“we are confident that we will be able to give you large orders if the delivery, price and quality meet our requirements” 应用了“许诺交换条件”的积极礼貌策略。

例2.要求建立业务关系正文的结尾部分:

By this letter, we are contacting you with interest to enter into business relationship with your hope that we may receive your catalogue soon as well as other printed materials for reference.

We look forward to establishing good business relationship with you soon.

在结尾部分, 采用了“给出原因”和“表示乐观”这两种积极礼貌策略。表示写信目的是与对方建立业务关系, 并希望早日收到对方的产品目录和印刷资料。在这一封短信中, 至少应用了六个积极礼貌策略, 这是由于收信人在力量上占优势地位, 发信人则处于劣势地位, 请求收信人与其建立业务关系, 因此发信人会使用较多的礼貌策略表示对收信人的敬意, 希望赢得对方的好感。而对于此类信件的回复, 礼貌策略则应用比较少, 一般会有类似表达“we are sending you by air a catalogue together with a range of pamphlets” (4) , 使用“给与礼物”这一积极礼貌策略。因为回复邮件中原收信人变成了发信人, 这时发信人占有优势地位, 一般会表示同意接受对方建议, 愿意建立业务关系。

又如在报盘信中, 发信人想要销售商品, 收信人占优势地位, 需要使用礼貌策略。

例3.以下是一封报盘信的开始部分:

We are very pleased to receive your inquiry of 16th September and enclose our illustrated catalogue and price list giving the details you ask under separate cover we are sending you some samples and feel confident that when you have examined them you will agree that the goods are both excellent in quality and reasonable in price.

这封信是对之前收到的询盘信的回复, 首先发信人表示很高兴收到对方9月16日的询盘信, 照顾到对方的积极面子, 之后采用“给与礼物”与“寻求一致”两种积极礼貌策略, 表示随函附寄了目录和价格表, 还另寄了样品, 相信对方会认可自己的产品品质优良且价格合理。

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